Procesos, procesos, procesos y volver al proceso, proceso, proceso…

Luis Aragonés lo tenía claro.

Aunque a él le gustaba más ganar, pero en el fondo, es parecido.

Para conseguir un objetivo necesitas “algo” que te lleve hasta él, y si, puedes tener talento, pero por desgracia, en el mundo que vivimos no es suficiente para casi nada.

Cuando montamos un nuevo negocio, algo que debe OBSESIONARNOS son los procesos.

¿Por qué?

Si NO puedes explicar tu tarea como un PROCESO, entonces NO sabes lo que estás haciendo (W. Edwards Deming) 

Punto.

Podría desarrollar esto más profundamente, pero creéme que definir procesos te permitirá medir, mejorar, analizar y comprobar si lo que estás haciendo funciona.

Bien, pero concretamente, ¿Qué es un proceso?

Pues es algo que debe definir “Qué hacer cuando pasa algo”.

Sencillo, pero no tanto.

Pero, tal cómo enseña Sam Ovens. Todo se basa en cómo retroalimentes tus procesos.

Cómo sabrás, estamos definiendo un nuevo servicio desde cero, y te quiero contar mi experiencia, paso a paso, de cómo lo estamos montando.

Después de seleccionar la idea, tener el dominio y las herramientas, llega el momento de montar los procesos.

Es lo que te permitirá crecer, dar mejor servicio, trabajar más ordenado y mejorar continuamente.

Se trata de pensar de forma diferente, se trata de adoptar una nueva forma de pensar, un nuevo paradigma y una nueva forma de ver las cosas para que veas todo como sistemas y entradas y salidas y procesos, porque cuando empieces a ver las cosas así, podrás diseñar sistemas realmente eficientes, podrás detectar ineficiencias en los sistemas y podrás ser realmente un maestro en sistemas. 

Te darás cuenta de que todo en la vida es un sistema. 

La clave es ver tu empresa como un sistema, verlo como una especie de máquina en la que tiene todos estos componentes que se interconectan y que son interdependientes entre sí y que producen un todo.

Pero, y aquí está la clave, ¿Qué procesos son imprescindibles en una compañía?

Desde mi humilde opinión, inicialmente hay que buscar que sea muy sencillo y lo distribuyo en:

• Marketing:
  • Cómo usar la imagen corporativa
  • Dónde están las creatividades (logos, plantillas y demás)
• Finanzas:
  • Cómo realizar cobros (pasarelas de pago)
  • Acceso a herramientas
  • Imputación y control de gastos
• Ventas
  • Cómo hacer prospección (Lead Generation)
  • Cómo hacer cierres
  • Uso del CRM
• Delivery del servicio:
  • Onboarding: Que se hace cuando un cliente paga 
  • Tipología y fichas de cada servicio

Y listo.

Como veis no nos complicamos mucho la vida y a medida que trabajemos estos procesos irán “mutando” para adaptarse a las necesidades del día a día.

Todo esto lo tenemos en un Spreadsheet de Google (estamos migrando a Notion)  que llamamos “Maestro” y nos sirve para tener TODO a un clic de distancia.

El proceso que no está en el maestro no existe y si algo no sale como esperábamos o se revisa el proceso o se crea un nuevo para que funcione.

Los procesos en sí mismos los definimos en una herramienta que se llama Flowster, donde añadimos los “How to´s” con vídeos, capturas de pantalla y la explicación que se necesite.

¿Cuál es la principal ventaja de tener esto documentado?

El orden es una de ellas, pero sin duda, la mejor es la escalabilidad.

Si el día de mañana tenemos que contratar a alguien, su tiempo de “warmup” será mínimo y podrá ser operativo (y rentable) mucho más rápido.

¿Quieres ver un ejemplo de uno de nuestros procesos y los que ayudamos a construir a nuestros clientes?

Dentro del “Proceso de cierres”, esto es lo que hemos definido al terminar una demo con un cliente.

¡¡¡Puedes robárnoslo si quieres!!! 🙂

PROCESO POST DEMO

1. ANTES DE TERMINAR LA DEMO: 

Asegúrate de terminar la demo con próximos pasos concretos (día y hora de acciones si es posible).

Además de darles posibles tareas para después de la llamada (revisión de documentación), asegúrate de que los siguientes pasos sean concretos antes de abandonar la llamada.

Aunque sólo sea una breve llamada de seguimiento para “ver si han tomado la decisión”, manda la convocatoria antes de colgar. 

 

2. AL TERMINAR LA DEMO

Envía un email que contenga:

• plantilla “post demo”: (enlace a plantilla de email)

• presentación comercial: (Enlace)
• Vídeo con resumen, agradecimiento y próximos pasos:  (Enlace con Ejemplo vídeo)

3. EL DÍA DE LA LLAMADA DE SEGUIMIENTO: 

Aprovecha para solucionar problemas que pueden haber surgido.

Esta llamada de seguimiento debe ser de baja presión.

Enmarca la llamada para ayudarles a tomar una decisión bien informada, en lugar de presionarles para que firmen un contrato,

Pregunta, “Entonces, ¿qué tenéis en mente?” y rebate las objeciones que puedan surgir según la (enlace a hoja de objeciones).

Tras la llamada, nuevamente envia un email con los acuerdos.

 

4. ACTUALIZA EL CRM

Anota en NOTAS de la oportunidadn del CRM el estado y agenda una posible tarea de seguimiento. (enlace a vídeo de cómo hacerlo).

Hazlo AHORA o te olvidarás.

 

5.  DE MANERA CONTINUA

Haz contacto hasta que se tome una decisión

Algunos prospectos toman decisiones rápidas, otros no.

Si un posible cliente necesita tiempo para hablar con otros de tus clientes y tiene un proceso de decisión largo, déjale hacer lo que necesite.

Sé paciente, pero asegúrate de que sigues estando al tanto de ellos.

Verás que, si eres paciente, los clientes potenciales que se mueven lentamente se pondrán en contacto contigo cuando sea el momento adecuado para ellos.

TAREAS:

1. Obtén del CRM el informe: “Prospectos no contactados desde hace más de X días”
2. Envía algún contenido útil por email o Linkedin o alguna noticia de su sector que le puede ser de utilidad.
3. Invítale a nuestros webinars y permanece a su lado mientras siga reaccionando.
4. Envía algún video corto dónde aparezcas tú para ver que tal le ha ido o comentando alguna noticia que hayas visto.
5. Aprovecha para recordar tus conversaciones anteriores y cómo tu oferta aportará valor a su negocio. 
6. Vete anotando en el CRM esas interacciones y sus respuestas. (se revisarán en la reunión de “Oportunidades abiertas”)

Y así es como se define un proceso para que todos sepamos qué hacer en cada momento.

Verás cómo este u otros procesos similares, una vez que los implementes y les hagas seguimiento, te servirán para llevar a tu empresa a otro nivel.